転職活動中にチェックされているのは、履歴書や面接だけではありません。
意外と面接までのメール連絡であったり、電話などの対応もチェックされています。
なぜかと言うと、中途で転職する場合は、新卒の入社時のようなビジネスマナー研修等は用意されていない企業がほどんどだからです。
そのため企業は、中途採用をする場合、ビジネスマナーの基本ができているかどうかをメールや電話の対応で評価することもあり、重要なポイントになります。
この記事では、基本的なビジネスメールの書き方とマナーについてご説明します。
ビジネスメール基本の型
ビジネスメールには、基本の型があります。基本の型さえ抑えていれば、誰でもビジネスメールを書くことができます。
■件名
ビジネスメールでの件名は、メールを開いてもらうためにもとても重要です。会社員は、1日で大量にメールを受信します。仕事に慣れてくると、自然とメールを開く優先順位を件名で判断します。そのため、開いてもらえる件名にする工夫が必要。
以下の3つのポイントをおさえておきましょう
・一目で用件がわかること
・対応の必要性がわかりやすいこと
・差出人がわかること
例えば
【応募】営業のポジションへ応募させていただきます（鈴木太郎）
○月○日面接の御礼（鈴木太郎）
など
■宛名
宛名の書き方は、一定のルールがあります。ルールを覚えてください。
・基本ルール
基本ルールは、「会社名、部署名、役職、名前」の順に書きます。
（例）
○○株式会社
○○部
部長 鈴木太郎 様
他、担当者名がわからず会社宛ての場合は、御中。
（例）○○会社 御中
部門全員宛のメールの場合は、各位。
（例）営業部 各位
■本文
基本型は、「あいさつ文、名前、用件、結び」の順です。
あいさつ文：「（いつも）お世話になっております。」
名前：「○○会社の鈴木太郎です。」
用件：要件はまとめて、簡潔に。最初の一文に何についてのメールなのか
一言添えるとわかりやすいメールになります。
（例）
「○○について会議の調整をさせていただきたく、ご連絡しました」
結び：「よろしくお願いします」で終わらせる
（例）「何卒よろしくお願いします」「引き続きよろしくお願いします」
「ご検討の程よろしくお願いします」等。
メールを書く際のチェックポイントは、以下の3つです。
・1文は30-35字前後。理由は1文が長くなると読みづらい文章になるため。
・適切に漢字と平仮名をを使う。
・誤字脱字のチェック
電話とメールを使い分ける
ビジネスメールのマナーとして、電話とメールは使い分ける必要があります。
メールは、メールを受信した側が好きなタイミングで対応できるという利点があります。
そのため、緊急度の高い連絡時には、メールは不向きです。
また、内容が複雑なメールの内容の場合、メールを送った後に電話をして、メールについて詳しく説明するという方法もあります。
要件は全てメールで伝えることが重要ではなく、伝えたい内容を相手にわかりやすく伝えることができる方法を選びます。
ビネスメール注意すべき点
ビジネスメールでは、2つ注意しましょう
■送信ミス
誰しもが、一度は経験してしまう宛先送信ミス。
内容によっては会社の機密事項であったり、お客様の個人情報が他社に送られてしまうということになりかねません。
そのため、宛先の送信ミスは起きないよう自分なりの対策を取る必要があります。
■社外の人宛のメールに重要度をつけない
会社で使っているメールによっては、重要度のランクをメールにつけてお客様に送信できます。
しかし社外のメールでは重要度は、使わないようにしましょう。なぜなら、自分にとって重要度が高いメールが相手にとって重要度が高いとは限りません。
また、重要度によりメールが自動振り分けされていた場合、自分が送信したメールが受信ボックス以外に振り分けられる可能性があります。
To Cc Bccの使い分け
意外と知られていないのが、To、Cc、Bccの使い分けです。ここでしっかり覚えてください。
■To
Toは、基本的には個人宛にメールを送るとき。
自分がTo宛てのメールを受け取った時は、何かしらの対応や、返信するのがマナーです。
■Cc
Ccは、情報共有などで一斉送信を利用したいとき。
自分がCc宛てのメールを受信した時は、確認のみで対応不要な場合が多いです。
■Bcc
Bccは、受信者側が自分以外に誰に送られているメールが把握できなません。
新人営業担当者が、クライアントとのやりとりに上司をBccなどに入れたりして使います。
Bccのメールを受け取った時は、送信者が自分に送ってるということを他の人は知らないので、取り扱いに注意しましょう。
最後に
この記事では、基本的になビジネスメールとマナーについご説明しました。
転職活動の時は、初めて連絡を取る相手が多くなります。
そのため、マナーを意識して対応することを心がけましょう。
