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ホームみらいコンテンツ転職活動の基本ビジネスマナー【ビジネスマナー】報連相にもルールがある?上司から好印象を持たれるコツ~おまけ:みらいキャリア流名古屋弁講座~

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【ビジネスマナー】報連相にもルールがある?上司から好印象を持たれるコツ~おまけ:みらいキャリア流名古屋弁講座~

みらいキャリア編集者

会社に入ると、まず求めれられるのが「報連相」ですよね。
上司は当たり前に、報連相は社会人の常識のような口調で説明します。
でも、報連相に対して違和感を覚えた方も少なくないはず。

・「報連相」って誰のため?何のためにやるの?

・「報連相」をするタイミングがわからない

・そもそも「報連相」必要?

と、誰しも社会人なりたての頃は、一度は思ったことありませんか。

報連相が社会人の基本と言う割に、しっかり報連相について教えてくれる上司は少ないでしょう。

そして、報連相をうまくできず、上司に理不尽に怒られると、報連相に対して苦手意識を持ってしまいます。

一度、苦手意識を持っても大丈夫。

報連相は少しのコツがを知れば相手から好印象を持たれること間違いなしです。

この記事では、報連相が苦手な人向けに、上司から好印象を持たれる報連相のコツについてご紹介します。

再確認!報連相(ホウレンソウ)とは?

まず、報連相について再確認です。

報連相とは「報告」「連絡」「相談」の造語であることは すでにご存知ですよね。

では、報告・連絡・相談について一つずつ説明していきます。

それぞれの違いをしっかりと知ることで、正しく使えるようになるでしょう。

 

報告とは?

報告とは、部下が上司から受けた業務に対して、部下から上司へ、業務の進捗状況を伝えることです。

上司は進捗状況を把握することで、部下の業務状況を確認して、必要に応じて業務に対するアドバイスをします。

例えば、報告が無いと、上司は部下が仕事を進めているかどうかもわからず、期限内に終わるのか?意図を理解して仕事を進めているのかと不安になります。

そのような不安を解消するためにも、部下から定期的に報告があることは、結果として上司からの信頼を得られるだけではなく、上司自身も部下の管理業務の項数を減らすことができ、自分の業務に集中できるので業務効率が上がるでしょう。

連絡とは?

連絡とは、事実の情報を正しく伝達することです。

連絡には会議日程、休暇報告、外出予定などを伝えること。
自分の憶測や、感情などは入れません。連絡内容によっては、上司だけでなく不特定多数に向けて発信することもあります。

逆に上司から連絡事項の伝達がある場合もあります。その場合は、メモを取るなどして何度も確認するということがないように気をつけましょう。

相談とは?

相談とは、自分で判断が困難な時や、手段がわからない時に上司(もしくは詳しい人)に助言を求めることです。

若手社員が仕事を進められない理由は、知識不足だけではなく経験不足ということも考えられます。

上司に相談することで、業務を滞りなく終わらせることができ、正しい問題解決の方法を知ることができ今後の役立てることができるでしょう。

会社で報連相が必要とされる理由?

報連相は、ビジネスの場での重要なコミュニケーションとなります。

どの会社にも責任者の立場の人がいます。責任者は部署(プロジェクト)の管理なども行なっていますよね。
やはり、上司とはいえ全員の行動を完全に把握することは難しいです。自主的に部下から報連相が行われることにより、上司の管理業務は軽減。
結果、部署の生産性を上げることにつながります。

報連相が的確なタイミングで行われない場合、プロジェクトが大幅に遅れてしまうだけでなく、 問題の先送りや、クレームなどが的確に処理されないという問題が起きます。特に問題の先送りや、クレームなどは、対応を遅くすればするほど、問題を終息させようと思った時に時間と手間がかかります。

そのため、ビジネスの場では報連相を行うことで会社全体の生産性を上げることにつながるのです。だからこそ上司たちは報連相の必要性を説くわけです。

報連相で大切なのはルールを作ること

報連相が苦手な人向けに、報連相はルールを作ると簡単に運用が可能になります。

報連相が苦手な人が考えることは、

・報告をする必要性の有無を判断できない

・いつ声をかけていいのかわからない

・どのように伝えればいいかわかず後回しになる

などがあります。

そのため、あらかじめ報連相がスムーズにできるようルールがあれば誰でも報連相が出来るようになるでしょう。

自分の業務に合わせたてルールを導入してみてください。

例えば、

■日報

毎日、終業時に日報を送るルールを作ることで、上司は部下の業務状況を把握することができます。

日報を導入することで、自然と毎日「報告」をする習慣をつけることができるでしょう。

日報をうまく活用することで、日頃のコミュニケーション不足の改善にも役立てることができます。

■朝礼の実施

毎朝、朝礼を実施することで「報告」「連絡」の習慣をつけることができます。朝、当日に行う業務をメンバーに発表することで、業務遂行に対しての責任感が増し、業務効率を上げることにつながるでしょう。

■○分悩んだら相談

上司の立場からすると、業務が止まっている部下の理由がわからないものです。だからこそ、一人で長時間悩むことはよくありません

とはいえ悩まないのも成長しません。「○分悩んだら相談する」というルールを作ることで、業務の遅れを防ぐだけでなく、社内のコミュニケーションも自然と増えます。そして自然と相談がしやすい雰囲気になるでしょう。

 

スタンディングミーティングの実施

スタンディングミーティングとは、その名の通り立ちながら会議を行うことです。

短い時間で、スピード重視で行う会議方法。

上司と部下が定期的に業務状況を報告する時間を設けることで、「報連相」を一気に実施することができます。

会議には無駄が多いと考えている人も多いと思いますが、あくまでも報連相をスムーズに行う目的のための会議として取り入れてみるのは有効的でしょう。

最後に

この記事では、「報連相」について書きました。

報連相の意味を知ることで、必要性を理解してもらえたら嬉しいです。

報連相はビジネスの場でしか使わないため、慣れるまでに時間を要する場合もあるでしょう。
しかし報連相をしっかりできるということは、自分の信頼を得ることができるだけでなく相手に好印象を持たれやすくなります。

まず最初は、報連相をルーチンワークにすることで報連相に対する苦手意識を克服することに役立つでしょう。

この記事で紹介した報連相を行うためのルール作りを参考にしてくださいね。

 

 

《おまけ》みらいキャリア流 名古屋弁講座 ~名古屋人の会話 報連相編 ~

報告

「今日は○○産業(株)に訪問したんだけど、あんばよう話せんかったもんで契約できんかったわ~」

連絡

「だもんでA先輩に同行してもらって●月●日にまっぺん商品説明をするために、訪問してくるわ~」

相談

「値段の交渉は応じてもええかね?」

(通訳)

報告

「今日は○○産業(株)に訪問をしましたが、上手に話せずご契約いただくことができませんでした」

連絡

「ですのでA先輩に同行していただき●月●日にもう一度商品の説明をするために、訪問して参ります。」

相談

「値段の交渉に対しては応じてもよろしいでしょうか?」

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